Cách hạch toán tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng

Nguyên tắc kế toán tài khoản 131

Theo khoản 1 Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC khi hạch toán tài khoản 131 (tài khoản phải thu của khách hàng phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

1 - Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ), các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản 131 còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản (XDCB) với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.

Lưu ý: Không phản ánh vào tài khoản 131 các nghiệp vụ thu tiền ngay.

2 - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.

3 - Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản 131 đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.

4 - Trong hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.

5 - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.

6 - Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ.

Ngoài ra, để áp dụng đối với bảo hiểm tiền gửi Việt Nam cần bỏa đảm nguyên tắc:

- Bổ sung nội dung phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của đơn vị với các tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi (BHTG) về phí BHTG, tiền phạt vi phạm về xác định số phí BHTG phải nộp và thời hạn nộp phí BHTG theo quy định. Tài khoản 131 được sử dụng cả ở Trụ sở chính và Chi nhánh của BHTG Việt Nam. 

- Khoản phải thu về phí BHTG và tiền phạt cần được hạch toán chi tiết cho từng tổ chức tham gia BHTG, theo từng lần thanh toán.

- Tài khoản 131 có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nộp phí, nộp phạt thừa của các tổ chức tham gia BHTG. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản 131 để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn".

- Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng, có 3 tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 1311 - Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG: Phản ánh số phí BHTG phải thu của các tổ chức tham gia BHTG;

+ Tài khoản 1312 - Phải thu tiền phạt của tổ chức tham gia BHTG: Phản ánh số tiền phạt do vi phạm về xác định số phí BHTG và thời hạn nộp phí phải thu của tổ chức tham gia BHTG;

+ Tài khoản 1318 - Phải thu khác của khách hàng: Phản ánh các khoản phải thu khác của khách hàng ngoài các khoản phải thu phí BHTG và tiền phạt của tổ chức tham gia BHTG được phản ánh ở các TK 1311, 1312.

Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu

1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:

- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

- Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

2. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:

Nợ TK 5213 - Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế)

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

3. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán

- Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá;

- Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:

Nợ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212) (giá chưa có thuế).

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại).

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).

4. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

5. Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,....

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).

Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch)

6. Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng

- Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch:

+ Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:

Nợ TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

+ Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112,...

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

7. Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 - Hàng hóa

Nợ TK 611- Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

8. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi:

Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

9. Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)

10. Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:

- Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).

- Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:

Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu áp dụng trong BHTG

1. Kế toán phải thu về phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG

- Định kỳ, xác định số phí BHTG phải thu của các tổ chức tham gia BHTG hoặc khi xác định được số phí BHTG phải thu bổ sung do các tổ chức tham gia BHTG kê khai bổ sung hoặc do đơn vị phát hiện qua kiểm tra theo quy định của pháp luật về BHTG, căn cứ vào phiếu tính phí gửi cho các tổ chức tham gia BHTG và các chứng từ có liên quan:

+ Trường hợp Trụ sở chính thu phí BHTG, kế toán ở Trụ sở chính ghi:

Nợ TK 1311 - Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG

Có TK 3385 - Phí BHTG chờ kết chuyển.

+ Trường hợp Chi nhánh thu phí BHTG, kế toán Chi nhánh ghi:

Nợ TK 1311 - Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG

Có TK 3362 - Phải nộp cấp trên về phí BHTG.

- Khi thu được phí BHTG của các tổ chức tham gia BHTG, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 1311 - Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG.

- Khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền cho phép xử lý xóa nợ phí BHTG phải thu của tổ chức tham gia BHTG:

+ Trường hợp Trụ sở chính thu phí BHTG, kế toán ở Trụ sở chính ghi:

Nợ TK 337 - Quỹ dự phòng nghiệp vụ (xóa nợ phí BHTG phải thu của các kỳ trước)

Nợ TK 3385 - Phí BHTG chờ kết chuyển (xóa nợ phí BHTG phải thu kỳ này)

Có TK 1311 - Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG.

+ Trường hợp Chi nhánh thu phí BHTG, kế toán Chi nhánh ghi:

Nợ TK 3362 - Phải nộp cấp trên về phí BHTG

Có TK 1311 - Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG.

2. Kế toán phải thu về tiền phạt của tổ chức tham gia BHTG

- Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về số tiền phạt phải thu của tổ chức tham gia BHTG, ghi:

Nợ TK 1312 - Phải thu tiền phạt của tổ chức tham gia BHTG

Có TK 51121 - Thu tiền phạt tổ chức tham gia BHTG.

- Khi thu được tiền phạt từ các tổ chức tham gia BHTG, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 1312 - Phải thu tiền phạt của tổ chức tham gia BHTG.

- Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép xử lý xóa nợ tiền phạt phải thu của tổ chức tham gia BHTG, ghi:

Nợ TK 51121 - Thu tiền phạt tổ chức tham gia BHTG

Có TK 1312 - Phải thu tiền phạt của tổ chức tham gia BHTG.

3. Kế toán phải thu về hoạt động tư vấn, đào tạo nghiệp vụ BHTG

- Khi phát sinh khoản thu về hoạt động tư vấn, đào tạo nghiệp vụ BHTG cho các tổ chức tham gia BHTG, ghi:

Nợ các TK 111, 112 (nếu đã thu tiền)

Nợ TK 1318 - Phải thu khác của khách hàng (nếu chưa thu tiền)

Có TK 51182 - Thu hoạt động tư vấn, đào tạo nghiệp vụ BHTG (ghi theo giá không có thuế)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334).

- Khi nộp thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo mức khoán và được cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn đối với hoạt động tư vấn, đào tạo theo quy định của pháp luật về thuế, ghi:

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)

Có các TK 111, 112.

- Khi thu được tiền của hoạt động tư vấn, đào tạo nghiệp vụ BHTG, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 1318 - Phải thu khác của khách hàng.

4. Kế toán phải thu về dịch vụ cho thuê tài sản

- Trường hợp cho thuê trả tiền định kỳ:

+ Khi cho thuê tài sản, kế toán phản ánh khoản thu phải phù hợp với dịch vụ cho thuê tài sản đã hoàn thành từng kỳ, ghi:

Nợ các TK 111, 112 (nếu đã thu tiền)

Nợ TK 1318 - Phải thu khác của khách hàng (nếu chưa thu tiền)

Có TK 51181 - Thu cho thuê tài sản (ghi theo giá cho thuê không có thuế)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334).

+ Khi nộp thuế GTGT và thuế TNDN theo mức khoán và được cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn đối với dịch vụ cho thuê tài sản theo quy định của pháp luật về thuế, ghi:

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)

Có các TK 111, 112.

- Trường hợp cho thuê trả tiền sau:

+ Định kỳ, kế toán phản ánh doanh thu phải phù hợp với dịch vụ cho thuê tài sản đã hoàn thành từng kỳ, ghi:

Nợ TK 1318 - Phải thu khác của khách hàng

 Có TK 51181 - Thu cho thuê tài sản (ghi theo giá cho thuê không có thuế)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334).

+ Khi nộp thuế GTGT và thuế TNDN theo mức khoán và được cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn đối với dịch vụ cho thuê tài sản theo quy định của pháp luật về thuế, ghi:

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)

Có các TK 111, 112.

+ Khi thu được tiền của dịch vụ cho thuê tài sản, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 1318 - Phải thu khác của khách hàng.

5. Kế toán phải thu phát sinh từ nghiệp vụ nhượng bán, thanh lý TSCĐ

- Phản ánh số thu nhập về thanh lý, nhượng bán TSCĐ:

Nợ TK 131 (1318) (Tổng giá thanh toán)

Có TK 711 - Thu nhập khác (ghi theo giá bán không có thuế)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334).

- Đồng thời ghi giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán, ghi:

Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)

Nợ TK 811 - Chi phí khác (giá trị còn lại)

Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá)

Có TK 213 - TSCĐ vô hình (nguyên giá).

- Khi nộp thuế GTGT và thuế TNDN theo mức khoán và được cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn do thanh lý, nhượng bán TSCĐ theo quy định của pháp luật về thuế, ghi:

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)

 Có các TK 111, 112.

Nguồn: Sưu tầm Internet